面接の日程変更はしても平気？連絡はどうすればいい？
面接に組まれた日程に突然予定が入ってしまった、子どもが急に発熱し、そもそも面接に行けなくなってしまった、そんな突発的な予定によって、面接の日程変更をしてもらうとき、どうしたらいいのでしょうか。そもそも日程変更をお願いすることは選考に不利になってしまうのでしょうか。
今回は、こうした面接の日程変更についてみていきましょう。
面接の日程変更はしてもいいの？
転職を希望している企業について、書類選考をパスして面接に進むことができた、1次面接をクリアして2次面接に進むことができた、さまざまな段階で面接の日程が設定されます。
しかし、設定された日程に、急な仕事が入ってしまうこともあるでしょう。また、特にママも兼任しているビジネスパーソンならば、子どもが突発的な体調不良などによって、行けなくなってしまう場合もあります。
小さな子どもを育児中の場合、どうしても日程変更せざるを得ない状況は多くなってくるかもしれません。
こうした事情などについて、企業の人事担当者にも、ある程度理解してもらえます。同じような立場の社員も多くいるからです。そのため、日程変更すること自体は、採用に対して不利に働かないといえます。
しかし、その日程変更をめぐって連絡をする際に、悪い印象を与えてしまうリスクがあるという点には十分留意する必要があるのです。
こうしたことから、以下の点に気をつけて、日程変更を申し入れましょう。
- 日程変更の理由はビジネスパーソンとして理解できるものか
- 日程変更の理由は、先方の気分を害さないものか
- 日程変更の連絡について、失礼になったり、迷惑がかかったりしていないか
- 日程変更にまつわる転職希望者の態度がビジネスパーソンとしてどうか
- 日程変更先の候補はどうか。
- 日程を変更してもらえるのは1回限りと考えるべし。再度の日程変更は印象が悪くなり、採否に影響すると覚悟する。
日程変更の連絡方法は？
具体的に日程変更の連絡はどうしたらいいのでしょうか。まず、メールか電話か気になるかもしれません。これは、面接を設定している日と変更希望を出す日の近さによって異なります。
面接予定日の前日や当日
面接予定日の前日や当日など、面接日に差し迫った日に、日程変更を申し入れることは、かなり失礼になることを理解してください。
なぜなら、面接は、管理職以上の役職についている社員が担当します。こうした役職者は、スケジュールが常に埋まっていることが多いのですから、面接を設定していて他の案件を入れられなかったかもしれないからです。
こうして無理に設定しているときに、キャンセルしてしまうのは、先方をがっかりさせてしまい、最悪の場合、印象が悪くなってしまいます。
少しでも印象が悪くならないよう、誠心誠意、気持ちを伝えるしかありません。
近年、企業担当者のやり取りはメールやチャットツールが当たり前になってきています。そのため、まずは、急な予定が入ってしまった時点でメールなど一報を入れておきます。
そのうえで、先方の勤務時間に合わせて、電話をかけるようにしましょう。勤務時間は、変則的な時間帯になっている会社も多くなってきていますが、一般的には11時から16時くらいの間が最適と考えるといいでしょう。
メールではなく、電話だけとする考えもありますが、メールで先に伝えておくことで、間違って伝わってしまうことを避けるということ、電話だと緊張してしまい言いたいことも伝えられなく無礼になってしまうのを防ぐという役割があります。
そのため、メールの文末に、「後ほど改めてお電話させていただきます。」などと一文を添えておくと、いいでしょう。
仮に先方が忙しくてメールを見ていなかったとしても、電話をした際に、「メールをお送りした件ですが」ということもでき、先方もそれを受けて確認することができますので、大丈夫です。
面接予定日から数日前まで
面接予定日よりもかなり期間がある場合は、基本的にメールやチャットツールで連絡します。近年では、電話でのやり取りはほとんどせずに、メールやチャットツールを利用しているためです。
まだまだ時間があるのにもかかわらず、電話連絡してしまうと却って、担当者に迷惑がかかってしまう場合があります。たとえば、たくさんの人数の選考を同時並行で実施している場合、突然電話をかけて要件を話しても、何のことか理解できない場合もあります。
また、メールなど文章で残した方が、人事担当者へ日程変更の要望を伝えるにあたって、間違いがないですし、変更したい理由もきちんと伝わるからです。
こうしたことから、メールなどで誠心誠意伝えていきましょう。先方から電話がかかってきた場合は、応対するようにしましょう。
日程変更の例文
それでは、日程変更の要望を出すときのメールの例文を紹介します。参考に作成してみましょう。忠実である必要はありませんが、ビジネスパーソンとしての礼儀を忘れないように。
もともとの面接日程を決定したメールに返信する形に
人事担当者にとって、たくさんの候補者のひとりですので、その面接の日程が決定したメールに返信する形にします。この方が、1次面接なのか、最終なのか、いつなのか、メールを遡ることで担当者が簡単に把握することができるからです。
メールで連絡する場合の例文
株式会社 ○○
人事部 ○○様
お世話になっております。
▲▲と申します。
先般は、面接の日程を頂戴し、ありがとうございました。
しかし、都合により、設定していただきました、○月×日に
急な仕事の都合により、お伺いすることが難しくなってしまいました。
誠に勝手なお願いで恐縮ではございますが、もし可能でしたらば、
以下の日程のうちのどれかで再調整していただけませんでしょうか。
▲月○日 ○時～▲時
▲月×日 ○時～▲時
▲月△日 ○時～▲時
後ほどお電話させていただきます。
ご多用の折、お手数をおかけしてしまい大変恐縮ではございますが、
ご検討いただきますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
▲▲
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メール署名
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メールの文章を考えるうえでの注意点
なお、面接予定日まで時間がある場合は、「後ほどお電話させていただきます」という文章は不要です。電話連絡しないためです。
また、先方に再調整していただく候補日については、日程の候補をダイレクトに伝えた方がいいという考え方と、ある程度、先方に選択の幅を持たせるために、「○月▲日から×日まででしたらば、終日調整可能です」などといった候補期間を挙げる方法もあります。
これは、最初の面接を設定したときの先方の要求から、どちらが適切か判断するしかありません。
理由をまったく書かないという考え方もあります。しかし、どうでしょうか。もしご自身が面接担当者の立場だったら、理由が書かれていない場合、印象が悪くなりませんか。伝えられない理由ならば、あえてぼかす必要はあるでしょう。しかし、そうでない場合は、伝えてしまった方が得策ではないでしょうか。
「今回の日程変更の要望はどうしようもなかった、別に他企業より弊社の順位が低いのではなかった」と安心させることができるのではないでしょうか。
こうした判断の分かれる場合は、ご自身の考え方と、志望している企業のカラーで判断して、適切だと思う方法を取るのがベストといえます。
まとめ
一度決まった面接日についてその日程変更をしてしまうのは、先方に悪印象を与えてしまい、採否に影響するのではないかと不安になるかもしれません。
しかし、動かせない予定はどうしても無理なのですから、無理だと分かった時点で変更の要請を出すようにしましょう。
もちろんその際には、ビジネスパーソンとして失礼のないようにすることを心がける必要はあります。子どもの体調不良などついママの顔が出てしまうかもしれません。しかし、転職については、ビジネスパーソンとしての礼儀が第一優先です。礼儀を持って、伝えていきましょう。