面接を辞退するときって、どんなメールを書いたらいいの？ 面接辞退の際のマナーとは
面接辞退のマナーは？
いくつか気になる会社に書類を送り、その中からいくつか面接のご連絡が入りますよね。そうすると、企業ごとの進行速度によっては「第一志望企業に受かっちゃったから、もうほかの面接は断りたい……」ということも出てくるでしょう。
もしくは面接中、相手企業と話をする中で志望度が下がった、思っていた雰囲気ではなかったということで次のステップに進むのをやめたいということもあるでしょう。今回は、面接を辞退する際のマナーと、その例文や気をつけるべきポイントをご紹介します。
面接を辞退する時のマナーは大きく３つあります。
- 無断で面接を辞退することはしない
- 辞退しなくてはならないことが分かったら、できるだけ早く連絡を入れる
- もし気になることがあれば電話を入れるなどのフォローアップを行う
まず、面接を辞退する際のメールは、辞退する旨がわかったらすぐにお送りしましょう。人事側の時間を奪うものなので、わかったら「できるだけ早く」送るのがマナーです。とはいっても、「面接だけでも受けてみようかな」と迷ってしまったり、第一志望の企業に内定をもらったのが、他社の面接の前日だったり……ということもあるでしょう。
そういう場合であれば、メールを送ったあと、すぐに電話でフォローすることも重要です。間違っても、無断で面接にいかなくなる、というのはしてはいけません。大人として、マナー違反です。今でこそ関わりもないだろうと思っていたとしても、ビジネスの世界では様々なつながりができてきます。いつか取引先の人になってしまった……などということのないように、しっかりとケジメをつけるようにしましょう。
メールでの断り方
では、メールでの断り方です。
いかに例文を２つ載せましたので、自分なりにカスタマイズしつつ使ってみてくださいね。
例文１
件名：【面談辞退のご連絡】○月○日（○）14:00～／○○○○（名前）
本文：
株式会社○○
○○様
いつも大変お世話になっております。先日、二次面接のご案内をいただきました○○（名前）でございます。
その折は、誠にありがとうございました。
大変申し訳ございませんが、○日（○）の14:00からお時間を頂いておりましたご面接について、一身上の都合により、辞退の申し入れをさせていただきたくご連絡差し上げました。
せっかく貴重なお時間を頂戴しましたのに、誠に申し訳ございません。
本来ならば直接お伺いし、謝罪を申し上げるところですが、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
身勝手なお願いで大変恐縮でございますが、ご容赦いただけますと幸いです。
最後になりましたが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
例文２
株式会社○○
○○様
平素よりお世話になっております。○○でございます。
先日は、二次選考のご案内をいただきまして、誠にありがとうございました。
○月○日の○時より、面談にお伺いさせていただく予定でございましたが、私の一身上の都合により、今回の面接は辞退とさせていただきたくご連絡差し上げました。
○○様の貴重なお時間をいただきながらも、このような身勝手な申し出となり、誠に申し訳ございません。
ご容赦いただけますと幸いです。
本来であれば直接お詫びさせていただくべきところを、メールでのご連絡になりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社のさらなるご発展をお祈りしております。
気をつけるべきポイントは？
面接内容が分かるように件名に記載する
件名は面接自体の旨がすぐに分かるようにしましょう。まずは趣旨を【】カッコでくくり強調して、ひと目で用件が分かるようにします。くわえて、自分が誰なのかを特定しやすくするためにも、面談の予定日および自分の氏名を件名に入れておきましょう。こうすることで、たくさんのメールが来る人事の方でも、見分けが付きやすくなります。
また、最初に「（前回面接があったのならば）前回の面接の折は誠にありがとうございました」や、「（書類選考の次のステップであれば）書類選考通過のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございました」などの言葉を入れておきましょう。
メール本文に具体的な内容を記載する
次に、いつ・何時に面談の予定だったのかを書いておき、さらに自分の状況やどういう進行具合だったのかを相手に知らせることです。それがあってはじめて、人事の方は「ああ、この日に予定を入れてた○○さんか」と気づきます。もちろんタイトルでも一度確認するでしょうが、ここで改めて書いておきましょう。
くわえて、今回の主題である面接辞退の旨を書きます。ここでは、せっかく時間を割いてまで会ってくれようとしていた人事の方へ、謝罪の言葉を書いておきましょう。面談をセットすると一言で言っても、社内でも面接をする際はかなりの手間も時間もかかっています。現場の社員との連絡を取り合ったり、各部署の人と連携をとったり、かなりの労力を割いていただいたことは間違いありません。もちろん、それが仕事だと言われたらそうなのですが、そこは骨折り損をさせていることに対する謝罪があるべきです。
また、メール本文にも書いてありますが、「本来であれば直接電話などで連絡をするべきところを、メールに代えて連絡している」という、つまりいくらか簡略化しているということを謝罪するためにも一文いれておくのが良いでしょう。
このように、面接辞退のメールをつくるためには、相手がどう動いてくれたのか、その労力に感謝し、それを無駄にしたことを謝罪する文章も入れることが重要です。このメール１つで、たとえばその場では一緒に働くに至らなかったとしても、相手の気持ちも晴れますよね。
ですから、面接辞退のメールは慎重に送るようにしましょう。
まとめ
転職活動を進めていると、企業毎に進行度が違うし、第一志望以外の会社に内定を先に出されて決断の時間が迫っている……という状況や、この面接は受けるべきなのかどうか……と迷ってしまうことも、多々あるでしょう。もちろん、自分のキャリアプランをきちんと作り上げていくためには重要なステップですので、時間をかける必要はあります。しかし、企業側も他の候補者と比較しながら個人を見ているということだけは忘れないでくださいね。
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