面接に関するメール返信のマナー 気を付けるべきポイントとは?
転職活動中のメール基本マナーは?
転職活動中、必ず必要となるのが応募企業との連絡のやり取りです。メールでの連絡は些細な事のように見えて、対応の仕方や描き方ひとつで印象が変わってしまいます。その為、メールでのやり取りも一つの採用選考の基準になっています。最低限のマナーを抑え、対処しましょう。その中でも特に押さえておきたいのが「返信までの時間」、「メールの書き方」の二点になります。
今回は、この二点を中心に面接に関する選考でのメールの返信マナーや気を付けるべきポイントについて詳しく分けてご紹介します。
返信までの期間は?
応募企業から面接の日程調節のメールが来たら、できるだけ早くに返信するのが基本です。メールを確認したらすぐに連絡を入れるくらいの体感が良いでしょう。基本的な返信期間は「24時間以内」が良いとされています。
また、返信での時間帯は午前9時〜10時の間が最も良いタイミングであるとされています。できるだけ相手の就業時間内に返信をすると良いです。深夜や早朝の返信は夜更かしなどで遅刻する人等良い印象を与えない場合がありますので避けましょう。
件名の書き方
応募企業から送られたメールの件名は変えずに「Re:件名」で返信するのが基本です。件名を変えて返信をしてしまうと、相手がメールを探したりした場合に検索をかけづらくなってしまい手間をかけてしまう場合があります。メール管理や処理がしやすいようにできるだけ変更は控えましょう。どうしても気になる場合は「Re:件名/氏名」などで対応すると分かりやすいです。
また、メールの往復が続いてしまう場合は「Re:」の記号はひとまとめにしておきましょう。
本文の頭出し
返信をする際、受信した内容がそのまま引用されて残る場合があります。その場合、引用されていた方がどういった流れでどういった趣旨のメールなのかが確認しやすい為、残しておく方が良いとされています。
メール返信での出だしは、「宛先・挨拶・本文・締めの挨拶・署名」が基本の流れになります。長い前置きはそぎ落とし、簡潔にわかりやすく書きましょう。
出だしとしてのパターンで汎用されるのは宛先から「お世話になっております。（初回はお世話になります）この度は○○のご連絡をくださり、誠にありがとうございます。」から本文に入るのが無難です。
状況別例文
状況別に連絡の入れ方の例文をご紹介します。メールでの連絡はその都度きちんと返信をしましょう。
また、内定承諾、辞退、遅刻連絡等の急ぎの重要な連絡は、電話での連絡を優先させ、メールの選択は手段として最後に残しておく方が良いでしょう。メールはシステムのエラーなどで相手に届いていない場合や、見逃している場合などもありますので注意が必要です。
内定承諾などは早めに連絡を入れなければ「内定辞退」と見られてしまう場合がありますのでこちらも注意しましょう。
日程調整
面接日程の返信の場合
株式会社◯◯
人事部○○様（採用御担当者様）
お世話になっております。○○(氏名)と申します。
面接日程のご連絡をくださり、誠にありがとうございます。
頂きました日程から下記の日程にてお伺いさせていただきたく存じます。
○月○日（曜日）○時〜○時
お忙しい中恐れ入ります。何卒よろしくお願い申し上げます。
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（署名）
氏名・住所・電話・メールアドレス
面接日程調整の場合
株式会社◯◯
人事部○○様（採用御担当者様）
お世話になっております。○○(氏名)と申します。
書類選考通過のご連絡、誠にありがとうございます。
面接の希望日程になりますが、下記日程であれば、お伺いすることが可能です。
検討頂けますと幸いです。
【1】○月○日（曜日）○時〜○時
【2】○月○日（曜日）○時〜○時
【3】○月○日（曜日）○時〜○時
お忙しい中恐れ入ります。何卒よろしくお願致します。
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署名
当日の遅刻連絡
株式会社◯◯
人事部○○様（採用御担当者様）
お世話になっております。
本日、貴社にて採用面接の予定の〇〇大学の○○（氏名）と申します。
只今、電車内の為、メールにて失礼いたします。
現在○○駅を出たところ、人身事故のために車両が停止してしまい、電車が動き出すまでに○○分かかってしまうとのことです。
その為、本日○○時から予定していた面接に遅れてしまいますことをご連絡いたします。
お忙しい中、貴重な時間を割いていただいたにもかかわらず、このような形になってしまい誠に申し訳ありません。
私としましては、御社の面接を受けさせていただきたく思っております。
このまま御社に向かわせていただいてもよろしいでしょうか。
何卒ご検討の程よろしくお願いいたします。
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署名
遅刻の連絡は急ぎの連絡になります。基本的には電話で連絡を入れ、電話ができない状況の時のみメールで連絡を入れましょう。
面接後のお礼
株式会社◯◯
人事部○○様（採用御担当者様）
お世話になっております。
本日○時より面接をして頂きました○○（氏名）と申します。
本日はお忙しい中、面接の機会をくださり誠にありがとうございました。
○○様のお話を伺い、貴社で仕事をしたいという思いが一層強くなりました。
今回は、面接のお礼を申し上げたく、メール致しました。
貴社のますますのご発展とご活躍をお祈り申し上げます。
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署名
選考辞退
○○株式会社
人事部 ○○様（採用御担当者様）
お世話になっております。先日内定のご連絡を頂いた、○○(氏名)と申します。
この度は、面接のご連絡を下さり誠にありがとうございました。
このようなお知らせを受け、非常に心苦しいのですが、検討した結果、選考を辞退させていただきたくご連絡をさせていただきました。
貴社には、採用に際して長い時間を割いていただいたのにも関わらず、ご迷惑をおかけし、心よりお詫び申し上げます。
何卒、宜しくお願いいたします。
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署名
内定辞退
○○株式会社
人事部 ○○様（採用御担当者様）
お世話になっております。先日内定のご連絡を頂いた、○○(氏名)と申します。
先ほどお電話にてご連絡差し上げましたが、ご不在とのことでしたのでメールにて失礼いたします。
この度は、内定のご連絡を下さり誠にありがとうございました。
このようなお知らせを受け、非常に心苦しいのですが、検討した結果、内定を辞退させていただきたくご連絡をさせていただきました。
貴社には、採用に際して長い時間を割いていただいたのにも関わらず、ご迷惑をおかけし、心よりお詫び申し上げます。何卒、宜しくお願いいたします。
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署名
内定承諾
○○株式会社
人事部 ○○様（採用御担当者様）
この度は、内定のご連絡をくださり、誠にありがとうございます。
心より感謝申し上げ謹んで内定の方、お受けいたします。
これまでの経験を、貴社の戦力として貢献できるよう精進して参ります。
引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。
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署名
気を付けるポイントについて
気を付けるべきポイントは「書き文字での敬語を正しく使えていない」、「会社でのアドレスを転職活動のアドレスとして使用する」等があげられます。
また、改行がされていないメールは読みづらく印象が悪くなります。一段落につき３〜４行にまとめ、見やすいメール画面を心がけましょう。
まとめ
いかがでしたか。メールでのやり取り次第では書類選考での期待を裏切ってしまうこともあります。メールも選考のうちですので、マナーとポイントを押さえてきちんと対応しましょう。
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