転職に役立つ【日程調整・内定承諾、辞退など】メール返信の仕方とは

メールも転職活動のひとつ！

面接連絡や採用内定連絡など、電話ではなくメールでのやり取りが多くなってきています。メールがファーストコンタクトになる場合も多く、メールのやりとりや文章で面接先に与える印象は変わり、丁寧な文章や好印象なやりとりは転職決定への大きなポイントになる場合があります。

メール返信するときのポイント

●メールの返信は24時間以内にしましょう

メールを確認したらすぐに返信しましょう。メールを確認したのが夜の場合は、返信は次の日の午前中にしましょう。夜遅くのメール返信は相手にいい印象を与えません。面接先の就業時間内にメールが届くように返信しましょう。

●使いなれない言葉や、正しくない敬語は使わないようにしましょう

丁寧に書こうとすると、おかしな敬語を使い読みにくい文章になってしまう場合があります。「言い言葉」と「書き言葉」は違います。間違いやすい言葉に注意して文を書きましょう。

メールで書き間違いやすい言葉

「御社」はNG　「貴社」が正解
「了解しました」はNG　「承知しました」が正解
「よろしかったでしょうか」はNG　「よろしいでしょうか」が正解
「見ました」はNG　「拝見いたしました」が正解
「とりあえず」はNG　「取り急ぎ」が正解

●メール返信は「本文は残したまま」にしましょう

ビジネスシーンでは「引用されたメール文は削除せず残したままで返信する」のが基本です。メールを送った方も送られた方も、メールでのやりとりをすぐに見返すことができるので本文は削除しません。メール設定で、「返信する際、引用メールを削除する」に設定されている場合もあるので設定を確認しましょう。

●読みやすいよう、改行に注意しましょう

メールの文字の種類や文字サイズにもよりますが、メールの文章は文字が詰まって見えるので改行しないと読みにくい場合があります。3〜4行ごとに内容を分け改行すると読みやすくなります。また、携帯からパソコンへ返信する場合、文章の終わりや句読点場所ではないところでの改行や、署名下に「i phoneから送信」と記載が残ったまま送信される場合があります。相手側がパソコンの場合、パソコンから返信する方が読みやすい文章になります。

●メールの最後には必ず署名をつけましょう

連絡がすぐに取れるように、メールの最後に署名をつけることはビジネスメールでも基本です。氏名、住所、電話番号、メールアドレスは入れるようにしましょう。面接の連絡で使うメールアドレスはシンプルな並びのものを使いましょう。難しい英語の並びや長い文字並び、キラキラアドレスはいい印象を与えないので注意しましょう。

面接日程調整のメール事例

面接日の連絡メールは、メールが来た日のうちに返信しましょう。

日程調整メール　例文

：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：

件名：先方のメール件名を変えずに返信（Re：返信）

株式会社◯◯　人事部　採用担当　●●様

お世話になっております。

＊苗字＊名前＊と申します。

書類選考通過と面接の日程のご連絡ありがとうございます。

下記日程にてお伺いさせていただければと思います。

△月△日（▲曜日）△時〜

お忙しい中、日程を調整いただきありがとうございます。

何卒よろしくお願い致します。

＊苗字＊名前＊

＊住所＊　〒000‐0000　□□県■■市□□町0000番地

＊電話＊　000-0000-0000

＊メールアドレス＊　aaaaaaaa@bbbbbbbb.ne.jp

：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：

面接先から面接日の候補日程がなかった場合は、希望の日程を下記のように伝えましょう。

面接希望日は、3日程以上伝え、できれば希望時間も入れて返信しましょう。

面接先から候補日程がなかった場合のメール　例文

：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：

件名：先方のメール件名を変えずに返信（Re：返信）

株式会社◯◯　人事部　採用担当　●●様

お世話になっております。＊苗字＊名前＊と申します。

書類選考通過と面接の日程のご連絡ありがとうございます。

勝手なお願いで恐縮なのですが、下記日程で面接日を調整いただけないでしょうか？

（1）△月△日（▲曜日）△時〜△時

（2）△月△日（▲曜日）△時〜△時

（3）△月△日（▲曜日）△時〜△時

ご検討頂きますよう、何卒よろしくお願い致します。

面接後のお礼メール事例

面接後のお礼メールは、面接当日、面接が終わってから早めにメールしましょう。面接で話した内容や面接に行った際の思いを加えましょう。面接後のお礼メールは、純粋にお礼を伝えることも大事ですが、自分の印象付けをより良く行なうために、企業への想いを文章に書き込みましょう。その際、長々書くのはNGです。文章はシンプルにまとめましょう。

面接後のお礼メール　例文

：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：

件名：面接のお礼　＊苗字＊名前＊

株式会社◯◯　人事部　採用担当　●●様

お世話になっております。

本日面接をしていただきました＊苗字＊名前＊と申します。

本日はお忙しい中、面接の機会を頂きありがとうございました。

●●様のお話を伺い、貴社の仕事への理解を深めることができ、貴社で仕事がしたいという思いが一層強くなりました。

まずは、面接のお礼を申し上げたく、メールさせて頂きました。

末筆ながら貴社のますますのご発展とご活躍をお祈り申し上げます。

内定承諾のメール事例

内定メールが来たら即返信しましょう。内定メールは返信が遅れると「内定辞退」と思われ内定取消しになる場合もあります。

内定承諾メール　例文

：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：

件名：先方のメール件名を変えずに返信（Re：返
信）

株式会社◯◯　人事部　採用担当　●●様

お世話になっております。＊苗字＊名前＊と申します。

この度は、内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。

貴社からの内定、謹んでお受け致します。

貴社入社後は、一日も早く貴社の力になれるよう努力して参ります。

貴社の皆様と一緒に働ける日を楽しみにしております。

何卒よろしくお願い致します。

内定辞退のメール事例

内定辞退は、電話にてお返事が基本ですが担当者不在の場合や電話が繋がらない場合はメールで返信しましょう。内定辞退メールも、内定通知が来てから早めに連絡しましょう。

内定辞退メール　例文

：：：：：：：：：：：：：：：：：：：：
件名：先方のメール件名を変えずに返信（Re：返信）

株式会社◯◯　人事部　採用担当　●●様

お世話になっております。

内定通知を頂きました＊苗字＊名前＊と申します。

先ほどお電話させて頂いたのですが、ご不在のようでしたのでメールにて失礼致します。

この度は内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。

貴社からの内定いただけましたことはとてもありがたいことなのですが、誠に恐縮ながら内定を辞退させて頂きたくご連絡を差し上げました。

貴重なお時間を割いて選考していただいたにもかかわらず、このようなご連絡になりましたこと心よりお詫び申し上げます。

●●様をはじめ、採用に関わってくださった皆様には心より感謝しております。

最後になりますが、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

まとめ

就職活動でネットエントリーが主流になってきたことにより、面接までの日程調整や内定承諾などメールでのやりとりが多くなりました。誤字脱字の多い文章やぞんざいなやりとりは相手に不快感を与え、その段階で面接まで進めない状態になります。たとえ面接まで行ったとしても、メールでのやりとりがいいものでなかった場合、会った時の印象はいいものにはなりません。スムーズに転職が進められるよう、メール返信のポイントを押さえましょう。

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