産休前の挨拶メールがきたら？
厚生労働省発表「２０１６年度雇用均等基本調査」によると、育児休業の取得率は女性85.9%との結果でした。育児・介護休業法など、女性の社会進出によりワーキングママにとっては働きやすい環境や制度ができました。
産休、育児休業取得率の増加に伴い、「産休の挨拶」を受けることも多くなります。
人数の少ない企業の場合、１人１人に産休に入るための挨拶はできますが、人数の多い企業や社外の人の場合、産休の挨拶はメールでの場合もあります。メールの場合、顔を見て言葉で伝えるわけではないので、メールの書き方によっては相手に不快感を与えてしまう場合もあります。書き方のポイントを押さえ、相手の方が気持ち良く産休・育児休業に入れるような返信をしましょう。
メール返信のポイント
デリケートな話題には触れないようにしましょう。
初めての出産の場合、出産への不安や、産休・育児休業明けに子育てしながら仕事ができるのか、など出産のことやこれからの子育てのことで不安や心配を抱えたまま、産休・育児休業に入る方もいます。「出産はなにが起こるかわかりません」や「働きながらの子育ては大変です」など、デリケートな話題で不安や心配を大きくすることはやめましょう。
メール返信は「本文は残したまま」にしましょう。
ビジネスシーンでは「引用されたメール文は削除せず残したままで返信する」のが基本です。メールでのやりとりをすぐに見返すことができるので本文は削除しません。メール設定で、「返信する際、引用メールを削除する」に設定されている場合もあるので設定を確認しましょう。
書き出しには相手の方の名前を、最後には署名を入れましょう。
社内の方に対しては「〇〇さん」「〇〇役職」、社外の方に対しては「会社名＋部署名＋役職名＋〇〇様」と宛先を入れましょう。また、ビジネスメールは氏名、住所、電話番号、メールアドレスを入れるのが基本です。
産休・育児休業の挨拶メールをいただいたことへの感謝の言葉を入れましょう。
産休・育児休業に入ることを知らせてくれたことに対して、「ご丁寧にお知らせいただき、誠にありがとうございます。」など、お礼の言葉を入れましょう。
産休・育児休業中、不安を与えないような言葉を入れましょう。
産休・育児休業は、取得の仕方によっては長期休暇になります。長く休みを取る方は特に、長く仕事を離れることへの不安や引き継いだ仕事に対しての心配を抱えている場合があります。「仕事内容につきましては、引き継いだことを社内で連携をとりながら進めさせていただきますのでご安心ください。」など、不安や心配を与えないような言葉を入れましょう。
メール返信 文章の組み立てポイント
メール返信は、各順番のポイントを押さえ、読みやすくまとまりがあるように文章を組み立てましょう。各言葉も丁寧に書こうとすると、おかしな敬語を使い読みにくい文章になってしまう場合があります。「言い言葉」と「書き言葉」は違います。言葉使いに注意して文章を書きましょう。
文章の組み立順番
- 宛名
- 挨拶文
- ご懐妊のお祝いの言葉
- 挨拶メールへのお礼の言葉
- 引き継ぎに関すること
- 相手を気遣うコメント
社内の人への返信例文
社内の場合、「先輩や上司」「同僚」「親しくない人」と社内での関わり方によってメール返信の言葉使いや書き方は変わります。
社内の方への返信メール 「先輩や上司」宛 例文
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件名：Re : 産休のご挨拶（Re：返信）
〇〇役職
（挨拶文）お疲れ様です。
（ご懐妊のお祝いの言葉）この度はご懐妊、おめでとうございます。
（挨拶メールへのお礼の言葉）ご丁寧にお知らせいただき、誠にありがとうございます。
（引き継ぎに関すること）
仕事につきましては、引き継いだことを社内で連携をとりながら失敗のないよう進めさせていただきますのでご安心ください。
（相手を気遣うコメント）
大事な時期ですので、お体を大切にゆっくりとお過ごしください。
復帰されるのをお待ちしております。
＊苗字＊名前＊
＊住所＊ 〒000‐0000 □□県■■市□□町0000番地
＊電話＊ 000-0000-0000
＊メールアドレス＊ aaaaaaaa@bbbbbbbb.ne.jp
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社内の方への返信メール 「同僚」宛 例文
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件名：Re : 産休のご挨拶（Re：返信）
〇〇さん
（挨拶文）お疲れ様です。
（ご懐妊のお祝いの言葉）この度はご懐妊、おめでとうございます。
（挨拶メールへのお礼の言葉）お知らせいただき、ありがとうございます。
（引き継ぎに関すること）
〇〇さんがいないのはちょっと寂しいけれど、産休中に引き継いだ仕事は失敗のないよう勧めておきますので、仕事のことは一時忘れて赤ちゃんとの暮らしを楽しんでくださいね。
（相手を気遣うコメント）
大事な時期なので、無理せず体を大切にゆっくりと過ごしてくださいね。
復帰されたら赤ちゃんの顔見せてくださいね。
復帰を待っています。
＊苗字＊名前＊
＊住所＊ 〒000‐0000 □□県■■市□□町0000番地
＊電話＊ 000-0000-0000
＊メールアドレス＊ aaaaaaaa@bbbbbbbb.ne.jp
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社内の方への返信メール 「親しくない人」宛 例文
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件名：Re : 産休のご挨拶（Re：返信）
〇〇さん
（挨拶文）お疲れ様です。
（ご懐妊のお祝いの言葉）この度はおめでとうございます。
（挨拶メールへのお礼の言葉）ご丁寧にお知らせいただき、誠にありがとうございます。
（引き継ぎに関すること）
産休中のやり取りに関しては、引き継ぎされた△△さんへご連絡させていただきます。
（相手を気遣うコメント）
大変な時期かと存じますが、お体くれぐれもご自愛ください。
また一緒にお仕事できる日を楽しみにしています。
＊苗字＊名前＊
＊住所＊ 〒000‐0000 □□県■■市□□町0000番地
＊電話＊ 000-0000-0000
＊メールアドレス＊ aaaaaaaa@bbbbbbbb.ne.jp
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社外の人への返信例文
社外の人の場合、「親しい人」と「親しくない人」とで文章の内容は変わります。社外の人への返信は、産休・育児休業と取る方への気遣いをするとともに、仕事を引き継がれた新しい担当者の方との関わりについても心配がないよう書いておきましょう。
社外の方への返信メール 「親しい人」宛 例文
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件名：Re : 産休のご挨拶（Re：返信）
会社名 部署名 役職名 〇〇様
（挨拶文）いつもお世話になっております。
（ご懐妊のお祝いの言葉）この度は誠におめでとうございます。
（挨拶メールへのお礼の言葉）ご丁寧にお知らせいただき、誠にありがとうございます。
（引き継ぎに関すること）
産休中のやり取りに関しては、引き継ぎされた△△様へご連絡させていただきます。
（相手を気遣うコメント）
○○さんとのお仕事はとても楽かったので、復帰後はまた一緒にお仕事させていただきたいと思っております。
大事な時期ですので、お体を大切にゆっくりとお過ごしください。
復帰されるのをお待ちしております。
＊苗字＊名前＊
＊住所＊ 〒000‐0000 □□県■■市□□町0000番地
＊電話＊ 000-0000-0000
＊メールアドレス＊ aaaaaaaa@bbbbbbbb.ne.jp
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社外の方への返信メール 「親しくない人」宛 例文
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件名：Re : 産休のご挨拶（Re：返信）
会社名 部署名 役職名 〇〇様
（挨拶文）いつもお世話になっております。
（ご懐妊のお祝いの言葉）この度は誠におめでとうございます。
（挨拶メールへのお礼の言葉）お忙しい時期にも関わらず、ご丁寧にお知らせ頂き恐縮です。
（引き継ぎに関すること）
産休中のやり取りに関しては、引き継ぎされた△△様へご連絡させていただきます。
（相手を気遣うコメント）
大事な時期ですので、お体を大切にゆっくりとお過ごしください。
取り急ぎ、お祝い申し上げます。
＊苗字＊名前＊
＊住所＊ 〒000‐0000 □□県■■市□□町0000番地
＊電話＊ 000-0000-0000
＊メールアドレス＊ aaaaaaaa@bbbbbbbb.ne.jp
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まとめ
産休の挨拶メールへの返信など、ビジネスメールの返信と違うものはどう返事をしていいか悩みます。出産は不安や心配がありナーバスになることもあり、メールの返信の文章や言葉使いで相手の方の不安や心配が大きくなってしまう場合もあります。文章や書き方のポイントを押さえて、相手の方が気持ち良く産休・育児休業に入れるような返信をしましょう。
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